Psaní formálních e-mailů v angličtině: Průvodce správným psaním!​

Psaní formálních e-mailů v angličtině – průvodce psaním formálních e-mailů v angličtině Psaní formálních e-mailů v angličtině je zásadní v obchodním a profesionálním prostředí, zejména v mezinárodních společnostech nebo při jednání s nerodilými mluvčími angličtiny. Zachování formality a vhodného tónu je zásadní pro zajištění profesionality a efektivní komunikace a zároveň předcházení konfliktům. Níže uvádíme několik pokynů, které vám usnadní psaní formálních e-mailů v angličtině!

1. Použijte vhodný pozdrav, například „Vážený pane/paní/Dr. [Příjmení]“ nebo „Vážený [Title] [Příjmení].“

   • Pokud neznáte jméno příjemce, můžete použít „Vážený pane/paní“ nebo „Komu se to může týkat“.

2. Používejte zdvořilostní zájmena:

   • Při oslovování příjemce používejte zdvořilá zájmena jako „vy“, „vaše“ a „vaše“.
   • Vyhněte se neformálním zájmenům jako „ahoj“ nebo „kámo“.
   • Použijte vhodné zdvořilostní tituly podle pohlaví příjemce:
     • Pro muže: "Pane." nebo, když oslovíte staršího nebo výše postaveného muže: „Pane“.
     • Pro ženu: „slečna“, pokud není vdaná nebo neznámý rodinný stav, „paní“. pokud jste ženatý nebo ovdovělý, a „paní“. pro každou ženu bez ohledu na rodinný stav.

3. Formální anglický jazyk:

   • Používejte formální jazyk a vyvarujte se kontrakcí, slangových výrazů a hovorových výrazů.
   • Použijte zdvořilostní fráze jako „prosím“, „děkuji“ a „s pozdravem“.
   • Nepoužívejte kontrakce, např. napište „Jsi“ místo „Jsi“.

4. Struktura a uspořádání:

   • Zajistěte jasný a stručný předmět e-mailu.
   • V prvním odstavci uveďte předmět e-mailu a vysvětlete účel zprávy.
   • Uspořádejte obsah e-mailu do odstavců, aby byl čitelný a srozumitelný.
   • Udržujte věty krátké a výstižné, abyste se vyhnuli nejednoznačnosti.

5. Vyhněte se emocím a nejednoznačnosti:

   • Zachovejte profesionalitu a zdržte se vyjadřování emocí v e-mailech.
   • Vyvarujte se vágních prohlášení; buďte ve své komunikaci jasní a přesní.

6. Uzávěrka e-mailu:

   • Použijte vhodnou závěrečnou frázi jako „S pozdravem“ nebo „S pozdravem“, za kterým následuje vaše jméno.
   • Pokud píšete jménem společnosti, použijte závěrku jako „S úctou“ nebo „S pozdravem“.
   • „S pozdravem“ se používá při oslovování známého příjemce, jehož jméno bylo uvedeno v úvodu.
   • V britské angličtině se „Vaše věrně“ používá, když příjemce a jeho jméno nejsou známy; v americké angličtině „Yours really“ slouží podobnému účelu.

7. Zkontrolujte gramatickou a pravopisnou přesnost:

   • Můžete použít nástroje pro kontrolu jazyka, jako jsou textové editory nebo online korektoři.

8. Odpovídání na emaily:

   • Odpovídejte na e-maily co nejrychleji.
   • Ujistěte se, že vaše odpověď je konzistentní, jasná a relevantní k obdržené otázce nebo požadavku.

Pamatujte, že pravidla pro psaní formálních e-mailů se mohou lišit v závislosti na kontextu, obchodní kultuře a vztahu mezi zúčastněnými stranami. Máte-li pochybnosti, můžete vždy požádat o další pomoc vysoce postavenou osobu nebo kolegy. Respekt, srozumitelnost a zdvořilost jsou klíčem k písemné komunikaci v angličtině, stejně jako v jakékoli veřejné diskuzi.